Política de Privacidad RGPD Huella Virtual

Última actualización: [22/02/2026]

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

Responsable: Huella Virtual SAS

Domicilio: Calle 48B #78A 56, Medellín, Colombia.

Correo de contacto privacidad: [email protected]

Teléfono: (+57) 3004861291.

Sitio web: https://huellavirtual.es

Representante en la Unión Europea (art. 27 RGPD)

Dado que Huella Virtual SAS no está establecida en la Unión Europea y ofrece servicios a interesados en la UE, ha designado como Representante en la UE a:

Representante UE: Sebastian Correa Ramirez

Dirección (UE): Calle Masegosa # 4, Molina de Segura

Email: [email protected]

Teléfono: +34 601 673550

2. ¿Qué datos tratamos?

Según el canal de obtención, podemos tratar:

2.1 Datos que nos facilitas directamente

  • Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, email, teléfono, empresa/organización, cargo.

  • Datos del mensaje: información que incluyas en el formulario o comunicaciones (p. ej., necesidades, número de usuarios, tipo de institución).

  • Datos de facturación (si procede): nombre/razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, datos bancarios (para cobros/pagos).

2.2 Datos generados por la relación contractual (servicios)

  • Datos de cliente y gestión: historial de tickets, incidencias, comunicaciones, acuerdos.

  • Datos técnicos operativos: logs, IP, identificadores técnicos, eventos de seguridad, registros de disponibilidad/rendimiento.

  • Datos contenidos en plataformas del cliente (solo si prestas soporte/operación Moodle): esto puede incluir datos de usuarios (estudiantes, docentes, personal), cursos, calificaciones, etc., únicamente cuando el servicio requiera acceso y conforme al contrato de encargo del tratamiento (ver sección 6).

2.3 Datos de navegación (cookies)

  • Identificadores online, navegación y analítica, según configuración de cookies (ver Política de Cookies).

3. ¿Para qué usamos tus datos y con qué base legal?

Tratamos tus datos para las siguientes finalidades:

A) Atender solicitudes y gestionar contactos (formularios, email, llamadas)

  • Finalidad: responder consultas, preparar propuestas, agendar reuniones, demos, y seguimiento comercial.

  • Base legal: consentimiento (art. 6.1.a RGPD) cuando rellenas el formulario; y/o interés legítimo (art. 6.1.f) para seguimiento razonable de una solicitud iniciada por ti.

B) Prestar servicios y ejecutar el contrato

  • Finalidad: prestación de servicios contratados (soporte Moodle, hosting, mantenimiento, desarrollos, consultoría), gestión administrativa, facturación y cobro.

  • Base legal: ejecución de un contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c) para obligaciones fiscales/contables.

C) Soporte técnico, seguridad y prevención del fraude

  • Finalidad: monitorización, mantenimiento, auditoría, copias, detección y respuesta ante incidentes, seguridad de la información.

  • Base legal: interés legítimo (art. 6.1.f) en garantizar la seguridad y continuidad del servicio; y/o obligación legalcuando aplique.

D) Envío de comunicaciones comerciales (marketing)

  • Finalidad: envío de newsletters, campañas, invitaciones a eventos, contenidos, y comunicaciones sobre servicios.

  • Base legal: consentimiento (art. 6.1.a) cuando lo otorgas expresamente; o interés legítimo para comunicaciones a clientes existentes sobre servicios similares, cuando la normativa lo permita (siempre con opción de baja).

E) Cumplimiento normativo y atención de derechos

  • Finalidad: gestionar solicitudes de derechos, reclamaciones y cumplimiento RGPD.

  • Base legal: obligación legal (art. 6.1.c) y/o interés legítimo (art. 6.1.f).

4. ¿Con quién compartimos tus datos?

Podemos comunicar datos a:

  1. Proveedores (encargados del tratamiento) necesarios para operar la web y prestar el servicio, por ejemplo:

  • alojamiento web, correo, CRM, analítica, herramientas de ticketing, videollamadas, seguridad (WAF/CDN), etc.

  1. Administraciones públicas cuando exista obligación legal (Agencia Tributaria, juzgados/tribunales, etc.).

  2. Entidades financieras para gestión de cobros/pagos.

No vendemos tus datos a terceros.

Lista de subencargados / proveedores

Huella Virtual mantendrá una lista actualizada de subencargados en: [URL o anexo].

5. Transferencias internacionales de datos (fuera del EEE)

Si utilizamos proveedores o infraestructura ubicados fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), o si parte del tratamiento se realiza fuera del EEE, Huella Virtual garantizará que dichas transferencias se realicen con las garantías adecuadas, por ejemplo:

  • decisiones de adecuación de la Comisión Europea, o

  • Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) y medidas complementarias cuando proceda.

Situación de infraestructura :

  • Hosting principal: UE

  • Backups: UE

  • Soporte/operación: mixto

6. Servicios Moodle: rol de responsable/encargado

Cuando Huella Virtual presta servicios de operación o soporte sobre plataformas del cliente:

  • El cliente suele actuar como Responsable del tratamiento .

  • Huella Virtual actúa como Encargado del tratamiento.

En esos casos, la relación se formaliza mediante un Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA) conforme al art. 28 RGPD, que incluye instrucciones, confidencialidad, medidas de seguridad, subencargados, asistencia en derechos y brechas, y devolución/borrado al finalizar el servicio.

7. ¿Cuánto tiempo conservamos tus datos?

Conservamos los datos durante el tiempo necesario según finalidad:

  • Contactos y leads: hasta 24 meses desde el último contacto, salvo que solicites supresión antes.

  • Clientes: durante la vigencia del contrato y, después, durante los plazos legales de prescripción u obligaciones.

  • Marketing: hasta que retires tu consentimiento o te des de baja.

  • Logs y seguridad: durante 90 días, salvo necesidad de conservación por incidentes.

8. ¿Cuáles son tus derechos?

Puedes ejercer los derechos de:

  • Acceso

  • Rectificación

  • Supresión

  • Oposición

  • Limitación

  • Portabilidad

  • Retirar el consentimiento en cualquier momento (cuando el tratamiento se base en consentimiento)

¿Cómo ejercerlos?

Escríbenos a: [email protected]

Asunto: “Protección de datos – Ejercicio de derechos”

Adjunta: información suficiente para identificarte y describir tu solicitud.

Reclamación ante la autoridad de control

Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): https://www.aepd.es

9. Seguridad de la información

Huella Virtual aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger la información, incluyendo, según corresponda:

  • control de accesos y autenticación,

  • cifrado en tránsito (TLS) y, cuando proceda, cifrado en reposo,

  • copias de seguridad,

  • monitorización y gestión de incidencias,

  • hardening y medidas anti-malware,

  • políticas de confidencialidad y formación del personal.

10. Datos de menores

Nuestros servicios y formularios no están dirigidos a menores. Si detectamos datos de menores sin base legal adecuada, procederemos a su supresión.

En servicios educativos, el cliente es responsable de asegurar las bases legales correspondientes para el tratamiento de datos de alumnado.

11. Decisiones automatizadas

No adoptamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos para el usuario. Si en algún caso se aplicaran perfiles o automatizaciones relevantes (p. ej., scoring), se informará de ello y de la lógica aplicada.

12. Comunicaciones comerciales (baja)

Si recibes comunicaciones comerciales, podrás darte de baja:

  • mediante el enlace incluido en el email, o

  • escribiendo a [email protected] indicando “BAJA”.

13. Cookies

Este sitio utiliza cookies propias y/o de terceros. Puedes consultar la información detallada en la Política de Cookies.

14. Cambios en la política

Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o a mejoras del servicio. Publicaremos la versión actualizada en esta misma página indicando la fecha de “Última actualización”.